Está pensando em contratar alguém para te ajudar, seja na produção ou no atendimento ao cliente? Entre as muitas dúvidas que surgem nesse momento, os encargos sobre a folha de pagamento são preocupações gerais entre os empreendedores.

Você, como dono de um negócio, precisa estar ciente de que ao contratar um colaborador, precisará arcar com custos que vão além do salário combinado.

Os encargos sobre a folha de pagamento são previstos na Consolidação das Leis Trabalhistas, ou CLT, e representam direitos fundamentais de todo trabalhador.

Parece complexo e realmente é. Mas só um pouco. Neste artigo vou te apresentar e explicar quais são e o que representam os impostos da folha de pagamento de um funcionário.

O que é folha de pagamento?

A folha de pagamento é um documento, antigamente chamado de holerite, que descreve todos os valores, seja do salário bruto, líquido ou dos encargos sobre a folha de pagamento.

  • dados de cada funcionário;
  • informações contábeis sobre o trabalhador;
  • o salário líquido;
  • o valor bruto do pagamento;
  • os dados sobre os encargos quitados e redirecionados.

Por exemplo, caso o colaborador receba vale-transporte (o que é previsto em lei e depende da distância da moradia do funcionário em relação ao local de trabalho), o empregador tem o direito de descontar até 6% do valor, sobre o salário do empregado. Essa é uma das informações que devem constar na folha de pagamento.

Descontos de pagamento de encargos e contribuições com INSS e FGTS, por exemplo, também devem aparecer na folha de pagamento. Benefícios como 13º salário em dezembro também são informados.

Resumindo, o documento prova ao colaborador que a empresa está cumprindo com suas obrigações, mostra para onde estão indo os descontos aplicados em folha e ainda é um comprovante de acerto de contas para o empreendedor.

Quais são os principais encargos sobre a folha de pagamento?

Entre os principais encargos sobre a folha de pagamento, estão:

  • INSS;
  • FGTS;
  • férias;
  • 13º;
  • ausência remunerada;
  • adicional de remuneração (por exemplo, horas extras e comissões);
  • licenças (maternidade, por exemplo);
  • vale-transporte;
  • PIS/Pasep;
  • salário educação.

Leia também: 8 dores de cabeça que você pode ter se não controlar o ponto dos funcionários.

Os dois primeiros encargos destacados na lista acima, ou seja, INSS e FGTS, tem natureza tributária e o cálculo é realizado da seguinte forma:

  • INSS, ou Instituto Nacional de Seguro Social: salário bruto do funcionário multiplicado pelo percentual da faixa, que pode ser 8%, 9% ou 11%, somado ao adicional da empresa;
  • FGTS, ou Fundo de Garantia por Tempo de Serviço: aplicam-se 8% sobre o valor do salário e demais ganhos, como 13.º, férias e aviso prévio.

Uma vez que o INSS é o órgão responsável pelo pagamento de aposentadorias, pensão por morte, auxilio doença, auxilio acidente, salário maternidade e mais, o encargo é recolhido por todos os brasileiros, sendo essa, a contribuição para a Previdência Social.

O outro encargo sobre a folha de pagamento apontado acima é o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS). Ele protege o trabalhador em caso de demissão sem justa causa.

O valor recolhido é de 8% sobre o salário bruto do funcionário e não pode ser descontado de sua remuneração.

Deve ser depositado pelo empregador em uma conta na qual o titular é o próprio funcionário. Entretanto, o montante só é liberado para saque caso o colaborador seja demitido sem justa causa.

O FGTS também pode ser usado em algumas situações como financiamento para primeiro imóvel com a Caixa Econômica Federal.

Além do FGTS e do INSS, existem alguns impostos da folha de pagamento, de natureza trabalhista. O cálculo para esses encargos devem respeitar o que é definido pelo Decreto n.º 5.452, de 1943.

Entre os exemplos desses encargos, estão:

  • ausência remunerada
  • férias
  • 13º salário
  • vale-transporte e mais.

Eles fazem parte do custo que a empresa assume quando contrata um funcionário no regime da CLT.

Nestes casos, os encargos sobre a folha de pagamento podem ser calculados por valores previamente fixados ou por variações em relação ao tempo de serviço.

Por exemplo, se um funcionário é contratado em maio, no primeiro ano de trabalho ele receberá um 13º relativo ao número de meses trabalhados.

E no caso de MEI?

Com o registro como Microempreendedor Individual você pode contratar um único funcionário e deverá arcar com dois custos:

  • o salário;
  • impostos.

Para a empresas MEI, o valor do INSS é de 3% e o do FGTS de 8%.

Todos os demais encargos listados também devem ser recolhidos pelo MEI, garantindo os direitos do trabalhador.

Observação: É importante destacar que alguns pontos foram alterados com a Reforma Trabalhista de 2017.

Outsourcing de folha de pagamento: como a terceirização vai te ajudar?

Não parece simples e realmente não é exatamente fácil calcular e entender todos os encargos sobre a folha de pagamento de um funcionário.

É preciso contar com um departamento de Recursos Humanos capaz, extremamente capacitado e confiável para a execução correta da folha de pagamentos.

Entretanto, vamos ser sinceros?

Em pequenas empresas, a construção de um departamento de RH não é uma realidade. O custo é extremamente alto e muitas vezes existem apenas um ou dois funcionários que apoiam o empreendedor.

Entretanto, o não cumprimento efetivo das Leis Trabalhistas e o não pagamento correto dos encargos, pode acarretar em processos movidos pelos próprios funcionários, multas e até ao fechamento da empresa.

Visto isso, o que fazer?

Você já deve ter ouvido falar em diversos tipos de terceirização de serviços, correto? Mas, conhece a terceirização de folha de pagamento?

Pois se não conhece, sugerimos que acesse agora o texto: “Outsourcing folha de pagamento: 4 razões para terceirização” e entenda como seu pequeno negócio pode se beneficiar do serviços.

O outsourcig garante a emissão de folhas de pagamento completas, com o cálculo correto dos impostos e encargos e a previsão certa do valor a ser pago aos funcionários (principalmente em casos em que o salário varia de acordo com comissões e horas extras).

Sua empresa não precisará mais se preocupar com essa atividade e você ainda vai economizar tempo e dinheiro.

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