7 principais dúvidas sobre o certificado digital

7 principais dúvidas sobre o certificado digital

Elimine de vez suas dúvidas sobre certificado digital neste artigo super completo do nosso parceiro eNotas.

Aproveite o nosso guia e tire suas dúvidas a respeito do certificado digital, essa ferramenta que, hoje, já é fundamental no universo dos empreendedores!

O certificado digital está, cada vez mais, inserido na rotina empresarial e dos negócios. Trata-se de uma peça-chave para a desburocratização, segurança e aceleração das transações comerciais.

Assim, seu objetivo é substituir a papelada, preservar os dados e garantir a autenticidade das transações eletrônicas.

Neste post, você  descobrirá que, com um simples arquivo criptografado, você conseguirá assinar documentos online com validade jurídica, autenticar transações e cumprir obrigações do seu negócio pela internet, e o melhor, sem precisar sair de casa!

Ficou curioso? Quer conhecer um pouco mais sobre essa ferramenta? Então não deixe de conferir o nosso guia, montamos uma lista com as 7 principais dúvidas sobre o certificado digital. Acompanhe!

1. O que é um certificado digital?

O certificado digital é a representação da identidade de uma empresa ou pessoa física em uma versão digital, que permite que você assine documentos, como contratos e os variados tipos de notas fiscais eletrônicas, por exemplo, com validade jurídica.

Portanto, essa é uma maneira muito mais fácil e prática de cumprir com as suas obrigações, seja uma assinatura digital, ou a emissão de um documento fiscal para o governo sem precisar do reconhecimento de firma em cartório.

2. Para que serve uma certificação digital?

O certificado digital serve para autenticar todo tipo de transação e atividade online, garantindo segurança, privacidade e agilidade aos envolvidos.

Ou seja, em um exemplo prático, imagine que você pretenda emitir uma nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e). Por meio do certificado digital, ao emitir, você terá acesso a um código com a validação, que é único e específico para cada emissão.

Assim, se houver qualquer tipo de alteração no conteúdo passado para o certificado, o código se torna inválido.

Esta também é uma maneira do governo realizar fiscalizações, identificando alterações indevidas nos documentos fiscais. 

Para entender melhor a respeito do uso do certificado digital, veja abaixo algumas de suas aplicações na prática:

  • Assinar e enviar documentos digitais (contratos, acordos, recibos, promissórias, declarações, etc.) com assinatura eletrônica;
  • Enviar declarações e obrigações acessórias da empresa aos órgãos do governo;
  • Realizar transações bancárias online com segurança;
  • Participar de leilões eletrônicos e criar procurações eletrônicas;
  • Assinar/emitir NF-e, escriturações contábeis e fiscais;

3. Quem precisa de um certificado digital?

Bom, a melhor resposta para essa pergunta é: depende

Por lei, toda empresa que emite NF-e (nota fiscal de produto eletrônica), por exemplo, é obrigada a ter um certificado digital.

Em contrapartida, a regra é diferente para organizações optantes pelo Simples Nacional. Aqui, só será necessário o certificado caso a empresa tenha mais de um empregado.

A mesma coisa é válida para as micro e pequenas empresas que desejam enviar as informações necessárias à Receita Federal por meio do eSocial.

Já as empresas inscritas nos regimes tributários do Lucro Presumido e do Lucro Real, são obrigadas a utilizarem da assinatura digital para declarar suas obrigações à Receita.

A única exceção dessa linha é o MEI (microempreendedor individual), que mesmo desobrigado de utilizar essa ferramenta em boa parte dos casos, ainda pode optar voluntariamente pelo uso. 

Além disso, muitas prefeituras e Secretarias da Fazenda estão implementando a certificação digital em aplicações como:

  • SPED Fiscal;
  • EFD (Escrituração Fiscal Digital);
  • Livros fiscais de entrada/saída;
  • Apuração do ICMS e inventários.

Atenção! As empresas que são obrigadas a usar o certificado digital poderão sofrer penalidades caso não utilizem o documento. 

4. Quais são os tipos de certificado digital?

Existem vários tipos de certificado digital disponíveis no mercado para pessoas físicas e jurídicas. Entre os principais temos: 

Pessoa Física: e-CPF

O e-CPF é utilizado por pessoas físicas, mas o empresário pode usar como assinatura digital de documentos, sendo ele o representante legal do negócio. A partir do e-CPF, a pessoa consegue, entre outras funcionalidades:

  • Obter cópias de declarações do imposto de renda,
  • Simplificar o recolhimento do FGTS
  • Utilizar o serviço cartorial via internet.
  • Acessar serviços públicos como o eSOcial, por exemplo;
  • Comprovar contratos bancários.

Atenção! Não serve para emissão de NF-e.

Pessoa Jurídica: e-CNPJ

O e-CNPJ é o indicado para empresas, corporações e instituições, pois trata-se da versão digital do CNPJ.

A partir do e-CNPJ é possível fazer:

  • Assinaturas digitais;
  • Acessar sistemas públicos;
  • Transmitir dados de operações de uma pessoa jurídica;
  • Entregar declarações;
  • Gerar NF-e quando o próprio titular for emitir as notas (não é recomendado que seja compartilhado com outros funcionários).

Microempreendedor Individual: e-MEI

O e-MEI é um certificado exclusivo para o MEI, e por ele é permitido várias ações, desde emitir NF-e, até realizar consultas de registro de funcionário pelo eSocial, por exemplo.

Emissão de notas fiscais: NF-e 

O NF-e é um tipo de certificado digital destinado exclusivamente à emissão de notas fiscais eletrônicas como: NF-e, NFS-e e NFC-e, além do DANFE (Documento Auxiliar na Nota Fiscal Eletrônica).

Além de todos esses tipos de certificados digitais, vale lembrar que eles também são separados por formato, podendo ser adquiridos atualmente nas versões A1 e A3. 

5. Onde comprar um certificado digital?

Essa é uma pergunta frequente e caso você procure no Google: “onde comprar certificado digital”,  você obterá como resultado diversas opções, entretanto tenha cuidado!

Neste momento, tome como referência empresas mais consolidadas, além do que, muitas certificadoras exigem a instalação de diversos programas, que, na maioria das vezes, são uma chatice e desnecessários.

Para te auxiliar nessa busca, indicamos algumas empresas para servir de orientação:

6. Posso emitir/adquirir o meu certificado digital via internet?

O processo de aquisição/emissão de certificado digital ocorria somente pelo formato presencial. Entretanto, tendo em vista a pandemia gerada pelo COVID-19, muitas mudanças foram implementadas visando a segurança da sociedade. 

A partir disso, empresas e pessoas físicas tiveram passaram a conseguir realizar essa ação pelo meio virtual

Nesse sentido, a partir da demanda e visando a segurança de todos, as Autoridades Certificadoras mudaram a forma de atendimento e validação do documento., por ter sido considerado essencial para o funcionamento de empresas.

Portanto, diante do cenário, o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação – ITI autorizou a validação e renovação dos certificados digitais via videoconferência.

Assim, atualmente já é possível em muitas das certificadoras a compra do certificado sem sair de casa, precisando apenas marcar data e horário para a realização da videoconferência em uma das Autoridades Certificadoras.

7. Dá para emitir nota fiscal sem certificado digital?

A resposta para essa questão novamente é: depende.

Isso, pois a emissão de notas fiscais sem assinatura digital é algo que dependerá da regulamentação de cada prefeitura. Assim, é preciso verificar se o município o qual pretende emitir a nota realiza tal ação nesse formato.

Caso o feedback seja positivo, a pessoa pode entrar no site da prefeitura, acessar sua conta e emitir a nota manualmente, ou então, poderá também  recorrer a um software moderno, emissor de Nota Fiscal Eletrônica, para ter todo esse processo de forma automatizada e facilitada!

Conclusão

Nesse post, você pôde acompanhar um compilado com as principais dúvidas envolvendo o certificado digital e aprender um pouco mais sobre esse tema.

Aproveite e veja também o que é e para que serve um software de gestão, o famoso ERP. Descubra como esse sistema pode te auxiliar a conseguir uma gestão mais tranquila, ágil e lucrativa!

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