Como fazer fluxo de caixa passo a passo: controle entradas e saídas sem dificuldade

Como fazer fluxo de caixa passo a passo: controle entradas e saídas sem dificuldade

Como fazer fluxo de caixa passo a passo

A maioria dos donos de pequenas empresas provavelmente concordaria que a “gestão do fluxo de caixa” não é o aspecto mais estimulante de seus negócios.

No entanto, aprender o como fazer fluxo de caixa passo a passo pode determinar se um negócio irá florescer, lutar para sobreviver ou ter uma morte lenta.

Para os donos de empresas em qualquer estágio, não há nada mais clichê do que ouvir que o fluxo de caixa é a força vital do negócio; no entanto, pouquíssimos empresários dão a devida atenção para garantir um fluxo estável e saudável.

Pequenas empresas têm uma chance melhor de sobreviver a conjunturas críticas de negócios quando sabem quanto de dinheiro devem ter entrando e saindo.

Então, se você quer saber como fazer fluxo de caixa passo a passo, entenda que isso requer uma previsão confiável para despesas mensais futuras, mantendo o controle do dinheiro disponível.

Como fazer fluxo de caixa passo a passo: conceito e primeiros passos

A indicação de todas as fontes de receita é o primeiro passo de como fazer um fluxo de caixa. Isso inclui o acompanhamento de:

  • vendas em dinheiro a clientes;
  • vendas a crédito com condições de pagamento;
  • dinheiro de linhas de crédito;
  • injeção de dinheiro de proprietários ou investidores.

O próximo passo é relacionar todos os gastos recorrentes conhecidos, como:

  • folha de pagamento;
  • impostos;
  • aluguéis;
  • despesas operacionais;
  • pagamentos a fornecedores.

Ambos os lados – receita e despesas – precisam incluir cronogramas específicos a fim de avaliar com precisão o prazo e a quantidade necessária de entradas e saídas de caixa, em um determinado período.

A partir dessa análise, pode-se determinar quanto dinheiro à mão é necessário em cada intervalo de tempo – por exemplo, uma semana – para pagar as contas. Bem como, quanto de sobra positiva do fluxo de caixa pode ser aplicada a uma conta para administrar o capital de giro.

Aprender como fazer um fluxo de caixa simples, pode posicionar o negócio para resistir a circunstâncias imprevistas, como o não pagamento de um cliente, que podem causar uma crise de liquidez.

Entendendo o passo a passo de como fazer fluxo de caixa e com as ferramentas de gerenciamento de caixa certas, as pequenas empresas podem reagir à mudanças nas circunstâncias.

Como fazer fluxo de caixa simples: gestão de entradas e saídas

A mecânica básica do gerenciamento de fluxo de caixa se aplica tanto a pequenas como a grandes empresas: trata-se do controle do dinheiro que entra, do que saí e como conciliar as datas para que seus compromissos financeiros sejam cumpridos.

Controlando as entradas

As empresas devem ser capazes de converter contas a receber em dinheiro o mais rápido possível. Quando você perde o controle dos recebíveis, pode ser o início de uma espiral de problemas com o fluxo de caixa.

1. Não permita que seus clientes definam as condições de pagamento

Se você permitir que seus clientes ditem as condições de pagamento, pode ser apenas uma questão de tempo até que seus problemas de fluxo de caixa se tornem reais.

Defina condições de pagamento rigorosas, mesmo que isso signifique perder um cliente em potencial, especialmente onde o crédito está sendo estendido.

Inclua em seus prazos de pagamento:

  • datas específicas para o pagamento do saldo devedor;
  • multas por atraso de pagamento;
  • condições que possam desencadear ações legais.

Bons clientes respeitarão seus termos.

2. Automatize seu processo de faturamento

Considerando que você pode esperar até 60 dias para receber um pagamento, não é possível agrupar suas faturas manualmente e enviá-las uma vez por semana ou uma vez por mês.

A utilização de um processo de faturamento automatizado pode não apenas reduzir os custos com pessoal, como também acelerar a conversão de contas a receber em dinheiro.

Atualmente você pode usar ferramentas como o aplicativo de gestão da Izettle.

3. Aceite pagamentos eletrônicos

Aceitar o pagamento por meio de cartão de débito e crédito é muito mais seguro para sua empresa do que emissão de boletos ou cheques. Afinal, você vai receber o valor mesmo que o cliente não pague a fatura do cartão.

Se há alguns anos só grandes empresas aceitavam cartão, agora qualquer microempreendedor pode oferecer essa que também é uma vantagem para o cliente.

Obs: Uma excelente opção é a maquininha de cartão da iZettle, sem mensalidade e com sistema de gestão integrado já incluso.

4. Coloque seu dinheiro para trabalhar

Na era digital, o dinheiro nunca deveria ficar ocioso. Há poucos anos, as empresas teriam que empacotar seu excesso de dinheiro em caixa e correr para o banco para fazer um depósito.

Hoje, seu dinheiro pode ser transferido automaticamente de sua conta-corrente de negócios para uma conta que gere juros para sua empresa, como, por exemplo uma simples conta poupança.

Colocar seu excesso de caixa nessas contas podem adicionar algum dinheiro ao seu fluxo de caixa a cada mês.

É importante que você saiba como calcular a margem de lucro do negócio para não transferir dinheiro que será precioso para o capital de giro futuro.

Controlando as saídas

Naturalmente, um aspecto muito importante de como fazer fluxo de caixa passo a passo é o acompanhamento de saídas de dinheiro.

Muitos problemas de fluxo de caixa podem ser resolvidos com um melhor gerenciamento de despesas. No entanto, o foco para muitas pequenas empresas tendem a ser a redução de despesas de curto prazo.

A gestão eficaz de despesas requer um plano de longo prazo com revisões contínuas de despesas.

O foco deve ser a criação de economias sustentáveis ​​nos custos com fornecedores e gastos operacionais.

Por exemplo, pode ser mais rentável negociar melhores condições de pagamento do que a baixa no preço.

No lado das despesas, controlar informações como, quando e para quem os pagamentos são feitos, pode ter um impacto tão grande no seu fluxo de caixa quanto obter mais entradas.

Quanto mais tempo você puder manter o dinheiro trabalhando dentro do seu negócio, mais controle você terá sobre sua situação total de fluxo de caixa.

1. Controle seus desembolsos

Vale a pena o esforço de analisar as condições de pagamento de todos os fornecedores e vendedores para determinar um cronograma de pagamento preciso.

Muitas empresas se trancam em um cronograma de pagamento interno com base em um determinado dia da semana ou mês para quitação de contas.

Não é incomum que algumas empresas paguem todas as contas de uma só vez, o que pode potencialmente criar problemas a curto prazo.

O objetivo deve ser manter o dinheiro em seu negócio o maior tempo possível.

2. Digitalize suas contas a pagar

Escrever, emitir, rastrear e reconciliar cheques em papel pode sobrecarregar os recursos de uma pequena empresa.

Pequenas empresas agora podem ter acesso a soluções de pagamento eletrônico, transferência eletrônica de fundos e plataformas bancárias on-line que permitem otimizar o processo de pagamento, reduzindo o tempo, custo e erros associados a pagamentos manuais.

A capacidade de monitorar transações em tempo real aumenta sua capacidade de gerenciar sua posição de caixa em todos os momentos.

Aproveite as vantagens que a transformação digital pode trazer para sua empresa.

3. Terceirizar sua folha de pagamento

Essa dica de como fazer fluxo de caixa passo a passo é especialmente voltada para empresas que possuem colaboradores.

Para muitas pequenas empresas, seu maior gasto – de dinheiro e tempo – é a folha de pagamento.

Um número crescente de empresas está se voltando para processos automatizados de folha de pagamento para ajudar a reduzir custos e aumentar a satisfação dos funcionários.

E aí, gostou de nossas dicas de como fazer fluxo de caixa passo a passo?

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