Principais ferramentas de produtividade para o pequeno empreendedor

Principais ferramentas de produtividade para o pequeno empreendedor

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Se você é como muitos empreendedores, tem uma lista cada vez maior de tarefas que gostaria de realizar. Muitas vezes você sente que poderia ampliar seu negócio muito mais rápido – se tivesse mais tempo. Por isso, já pensou em ter algumas ferramentas de produtividade no seu dia a dia?

Se perguntar aos seus amigos muitos vão se identificar com a sua posição. Mas, enquanto você não pode literalmente alongar o tempo, você pode fazer mais com ele. Em alguns casos, ajuda a adicionar certas ferramentas de produtividade à sua coleção.

Ainda mais importante, porém, é a capacidade de mudar sua mentalidade e hábitos diários.

Aqui estão quatro principais dicas de produtividade e gerenciamento de tempo para ajudá-lo a gerenciar melhor sua agenda lotada. E também algumas ferramentas de produtividade para facilitar o processo.

Ferramentas de produtividade para empreendedores

#1 Encontre o sistema de planejamento correto

Existem muitos aplicativos e ferramentas para ajudar você a gerenciar o tempo, acompanhar seu progresso e remover distrações. A chave é encontrar um sistema que funcione para você.

Se achar mais fácil escrever sua lista de tarefas em um caderno, não invista em aplicativos sofisticados. Por outro lado, se você está frequentemente em seu notebook ou smartphone, pode ser útil usar um aplicativo como o Canva – que ajuda a criar imagens para suas redes sociais – ou HootSuite – que programa postagens e publica automaticamente pra você.

Um princípio a ter em mente quando se trata de ferramentas de produtividade não é complicar demais as questões. Alguns aplicativos, por exemplo, são feitos para equipes e colaboração.

Mas, se você é proprietário solo de uma empresa, não precisa disso… Da mesma forma, se você sempre teve sucesso com uma caneta e um caderno, não se sinta obrigado a atualizar para uma ferramenta de alta tecnologia só porque ela está disponível (Porém, lembre-se, ajuda bastante!). 

Há também muito meio termo: um aplicativo simples em estilo de notas – como o Evernote – em seu smartphone, por exemplo, é suficiente para fazer listas de tarefas.

Por outro lado, você pode descobrir que determinados aplicativos realmente tornam você mais produtivo. O StayFocusd, por exemplo, ajuda a evitar distrações, como sites de mídia social, quando você está tentando trabalhar.

Leia também: Como organizar um home office: trabalhe em casa e seja produtivo.

#2 Estabeleça prioridades

Priorizar é uma das habilidades de gerenciamento de tempo mais importantes que você pode dominar. Se você está trabalhando em uma lista de tarefas que não está organizada em nenhuma ordem específica, isso pode fazer mais mal do que bem.

Você pode começar com essa lista, mas sempre reserve um tempo para reorganizá-la com base na urgência e no tempo necessários para cada tarefa.

Caso contrário, você pode pular para as tarefas mais triviais, deixando as críticas sem fazer. Ao definir prioridades, geralmente é melhor começar com o que demora mais ou é o mais urgente.

O Google Keep é um aplicativo de celular simples que você pode usar para criar suas listas de tarefas, dar check nas que foram concluídas e, mais importante, acessar de onde você estiver.

#3 Tenha a lei de Parkinson em mente

A Lei de Parkinson afirma que “o trabalho se expande para preencher o tempo disponível para sua conclusão”.

Essas palavras datam de 1955, quando apareceram no jornal britânico The Economist. E é tão relevante hoje quanto era naquela época.

O ponto é que quanto tempo algo leva é em grande parte uma questão de percepção. Se você agendar uma reunião por uma hora, é quanto tempo levará. Se você fizer em 30 minutos, provavelmente conseguirá fazer também com metade desse tempo.

A Lei de Parkinson envolve muitas situações, mas não se aplica a tudo. Se você levar 40 minutos para dirigir de casa para o seu local de trabalho no trânsito normal, isso significa quanto tempo leva – ponto final.

No entanto, muitos itens na sua lista de tarefas provavelmente podem ser ajustados. Por exemplo:

  • reuniões;
  • telefonemas;
  • respostas a e-mails;
  • muitas tarefas de manuais: criar anúncios, e-mails, postagens de redes sociais, etc.

Em muitos casos, a ideia de que algo leva um certo número de minutos ou horas é apenas um hábito. Olhe para tudo que você faz e veja onde você pode ficar mais eficiente, simplesmente dando-se menos tempo para fazê-lo.

#4 Ganhe mais tempo fazendo menos

A quantidade de tempo que você e todo mundo tem é fixa. A única maneira de criar mais tempo é parar de fazer certas coisas.

Se você der uma olhada honesta em como você realmente gasta seu tempo, vai certamente encontrar maneiras de limpar pelo menos algumas horas por semana a partir de sua programação.

Quanto tempo você gasta navegando nas mídias sociais, procurando filmes na Netflix ou assistindo a vídeos do YouTube?

Todo mundo precisa de algum relaxamento e entretenimento, claro. Mas se você passar horas todos os dias assistindo reality shows, vídeos de gatos, reprises de Law & Order na tv a cabo ou destaques dos jogos do Brasileirão dos anos 90 (ou qualquer que seja sua fraqueza), provavelmente vai economizar um par de horas por semana e usar o tempo mais produtivamente.

Outra maneira de liberar tempo é pensar cuidadosamente antes de se comprometer com tarefas e compromissos. Antes de dizer sim, considere quanto tempo pode levar, qual é o benefício e se você realmente quer ou precisa fazê-lo.

Dizer “sim” por obrigação ou porque você subestimou quanto tempo levará, infelizmente, pode consumir muitas horas do seu dia.

Por isso, hoje é preciso ter muito cuidado com solicitações online como cursos, seminários online, sessões de treinamento e outras tarefas demoradas que são supostamente necessárias para sua empresa, mas que podem desviá-lo de tarefas mais urgentes.

Tente não se comprometer com nada sem considerar cuidadosamente se isso serve a uma necessidade genuína ou se é apenas mais uma distração.

Ficar mais produtivo ajuda você a construir um negócio mais bem sucedido. E também a se sentir mais positivo em toda a sua vida e reduzir o estresse.

Também torna mais fácil definir prioridades. Quando você está organizado e não se sufoca de “urgências”, pode desenvolver um foco preciso e dar toda a sua atenção para a tarefa em mãos.

Uma das melhores ferramentas de produtividade é desenvolver a autodisciplina e agregar a tecnologia como um bônus no seu dia a dia.

Leia mais: Faça mais em menos tempo: 9 dicas de organização financeira para pequenas empresas.

E algumas tarefas realmente se beneficiam com ferramentas online que ajudam, principalmente, na gestão do negócio.

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