Je point-of-sale of kassasysteem, is de plek waar al je transacties plaatsvinden. Een geschikt kassasysteem is niet alleen noodzakelijk om te hebben, maar zal ook aan het begin staan en bijdragen aan jouw ontwikkeling als ondernemer. Het kiezen van een goed kassasysteem is dus belangrijker dan je denkt. Maar hoe vind je dan het meest geschikte systeem voor jou?

Stel jezelf eens de volgende vraag: wat heb ik nodig voor mijn bedrijf? Luister niet naar sales vertegenwoordigers die zeggen dat je het grootste en beste kassasysteem nodig hebt, of juist het systeem met de meeste features. Het heeft bijvoorbeeld geen zin om hetzelfde systeem te kopen als een groot warenhuis wanneer je zelf alleen zelfgebreide pyjama’s wilt gaan verkopen. De beste oplossing moet dus aangepast zijn aan jouw manier van werken en kan je daarnaast helpen om te groeien. Hoe? Het zal zich moeten kunnen aanpassen en meegroeien wanneer jij dat doet. Als je wilt weten wat het beste systeem zou kunnen zijn voor jou en je winkel, stel jezelf dan de volgende acht vragen:

1. Hoe ga je om met je voorraad?

Waar en hoe houd je je voorraad bij? Wil je alle producten in je overzicht in één keer uploaden in het systeem, of kan je het beter een voor een doen? Zou het handig zijn als je notificaties ontvangt als je producten in de voorraad aan het opraken zijn? Wil je eventueel afbeeldingen toevoegen in het systeem zodat je goed kan zien wat je verkoopt? Berekent je huidige systeem de totale waarde van je huidige voorraad?

Een goede POS maakt je dagelijkse werkzaamheden makkelijker en geeft je feedback die je in staat stelt om slimmere langetermijnbeslissingen te maken.

2. Is je kassasysteem cloud-gebaseerd?

Traditionele kassasystemen of POS zijn qua apparatuur vaak aan de grote kant, waardoor ze qua ruimte vaak onhandig zijn en ook een groter risico hebben om kapot te gaan of gestolen te worden. Met een cloud-gebaseerd kassassysteem wordt elke aparte betaling veilig gedaan en je voorraad en verkoopdata worden ook automatisch bijgewerkt. In de cloud is er geen risico dat er fysiek iets kapot gaat of dat er iets verloren gaat. Daarnaast kan je de cloud in via je telefoon of via een iPad, dus je hebt veel minder ruimte nodig op je toonbank of bar.

 

De kassasysteem-checklist:

  • Makkelijk. Hoe makkelijk is het systeem dat je gaat gebruiken? Houd er rekening mee dat je niet de enige bent die ermee moet werken, dus vraag ook wat je collega’s of werknemers ervan vinden.
  • Integratie. Het is 2018! Wordt het niet eens tijd dat je je gegevens digitaliseert en soepel kan verbinden met een of meerdere apps?
  • Mobiel. Kan je je kassasysteem naar de markt meenemen of naar een toekomstige pop-up store?
  • Prijsstelling. Kijk uit voor providers die je willen vastleggen middels langetermijncontracten. Vergelijk ook zorgvuldig wat elke provider vraagt, want het aantal aanbieders in de markt blijft toenemen.
  • Service. Zijn de antwoorden op je vragen makkelijk te vinden en wat zeggen de reviews?

3. Hoe ga je om met je klanten?

Wil je jouw trouwe klanten kunnen belonen met speciale aanbiedingen? En wil je deze ook klanten updates kunnen toesturen over je bedrijf? Dan is het slim om een kassasysteem te kiezen waarin je het e-mailadres gelijk kan opslaan, wanneer je klant nog voor je neus staat. Heb je naast het implementeren van gerichte communicatie en promoties ook inzichten nodig over op welke dag of welke periodes in het jaar je klanten het meeste kopen? Een goed kassasysteem kan deze verkoopdata voor je verzamelen om je waardevolle inzichten te geven over het winkelgedrag van je klanten. Deze inzichten kan je daarna ook weer meenemen in je bedrijfsvoering.

4. Hoe ga je om met ruilen en terugbrengen?

De verwerking van een ruil of een retour van een product kan best ingewikkeld zijn. Het is het beste om dit proces daarom te stroomlijnen. Maar hoe help je kassasysteem je daarbij? Geeft het je een makkelijke manier om geld terug te geven, of om een kaartbetaling of een factuur terug te storten? Wordt je voorraad dan ook automatisch bijgewerkt, of moet je dit handmatig doen?

Met ouderwetse kassasystemen kan je al deze informatie niet digitaal exporteren. Deze systemen zijn alleen gebaseerd op geprinte bonnen en de X- en Z-rapporten, die ook weer handmatig verwerkt moeten worden. Een modern kassasysteem doet dit allemaal digitaal, automatisch en foutloos, wat cruciaal is voor een betere boekhouding.

5. Welke hardware wil je?

Als je nooit een verkoop wil mislopen, dan moet je je klanten zoveel mogelijk manieren bieden om te kunnen afrekenen. Een mobiel pinapparaat of kaartlezer, geeft al je klanten die geen cash bij zich hebben een manier om je producten te kunnen kopen. Sommige kassasystemen zullen met verschillende kaartlezers kunnen worden geïntegreerd, en sommige met geen van allen. Doe dus goed achtergrondonderzoek voordat je een pinautomaat en kassasysteem koopt, zelfs bij dezelfde aanbieder.

6. Hoe belangrijk is een ondersteunende klantenservice?

Er is bestaat altijd een kans dat er iets gebeurt wat je niet zo snel in je eentje kan oplossen. Wat doe je bijvoorbeeld als het internet ineens uitvalt terwijl je aan het werk bent? Wat gebeurt er als een van je klanten probeert af te rekenen met een gestolen creditcard? Des te sneller je deze problemen hebt opgelost, des te sneller je weer verder kan gaan met verkopen. Check dus nogmaals of je provider:

  • Betaalbaar is. Bieden ze je een gratis telefonische supportlijn?
  • Bereikbaar is. Werkt de klantenservice ook wanneer jij aan het werk bent?
  • Betrouwbaar is. Kunnen ze je vragen snel en goed beantwoorden?

7. Hoe goed is jouw technische kennis?

Wil je straks zelf je kassasysteem kunnen installeren, of wordt dat misschien toch net iets te ingewikkeld? Vind je het belangrijk dat je werknemers of stagiaires, die geen eerdere ervaring hebben met kassasystemen, het allemaal begrijpen? Of zal je straks misschien toch tijd moeten steken om hen het kassasysteem uit te leggen?

8. Wat zeggen alle recensies?

Google alle providers die je voor ogen hebt en praat ook met andere ondernemers of zij ervaring hebben met de systemen die je voor ogen hebt. Wat is hun ervaring en indruk? Vraag of je even een kijkje mag nemen in het kassasysteem dat ze gebruiken, zodat je vanuit jouw eerste indruk kan bepalen of je er mee wilt gaan werken.

En je eerste indruk…

Die kan je het best vergelijken met een eerste date of het bekijken van een nieuwe woning. Daarbij heb je ook vaak vrij snel een gevoel of je iets leuk vindt of niet. Onderschat dit gevoel dus niet bij het bekijken van alle verschillende kassasystemen en het eventuele contact met hun providers. Als je bijvoorbeeld meteen hun klantenservice onaardig vindt, kan dat ook veel zeggen over hoe je later zult behandeld worden.

Is alles omtrent kassasystemen toch nog steeds een beetje ingewikkeld allemaal? Lees dan vooral even “Wat is een POS-systeem?” om van je verwarring af te komen.

iZettle Go is een makkelijk te gebruiken en superslim kassasysteem. Download de app in de App store of Android store. Te gebruiken in combinatie met de iZettle Reader.