Hoe maak je jouw horecabedrijf productiever? Het antwoord op deze vraag is eigenlijk heel kort en simpel: namelijk, door jezelf en je bedrijf beter te organiseren. Maar hoe doe je dat dan, en waar begin je mee? Met het verbeteren van de volgende drie aspecten van het runnen van je café of restaurant, ben je al halverwege. Om te beginnen, starten we met…

Mocht je jezelf in deze organisatie herkennen, lees dan vooral even verder.

Je boekhouding – is die wel goed geregeld?

Over boekhouden is op het internet al een heleboel geschreven. Duidelijk is dat je zonder een goede financiële organisatie niet in staat zal zijn om je inkomen goed te beheren, erachter te komen of je bedrijf financieel gezond is, of om tegemoet te komen aan alle regelgeving; drie belangrijke metingen voor iedere ondernemer. Hier volgen de stappen die je moet zetten om je boekhouding goed bij te houden:

  • Zet een boekhoudingssysteem op vanaf moment één dat je je bedrijf opstart. Dit kan variëren van een simpele spreadsheet in Excel, tot verschillende types accountancy software. We verwijzen je hier graag door naar onze vrienden van Xero.
  • Leer jezelf de basisprincipes van accounting en leer het verschil tussen accounting en boekhouden. Dit is absoluut geen tip om even over te slaan. Je zult jezelf later dankbaar zijn. Bekijk vooral alle informatie op de website van de Kamer van Koophandel.
  • Boekhouden is in een notendop het bijhouden van alle transacties. Accounting omvat daarentegen het gehele proces van bijhouden, meten, groeperen en samenvatten van deze transacties. Een kleine kanttekening: accounting wordt ook wel de “language of business” genoemd.

Houd elke week een beetje tijd vrij om je boekhouding bij te houden. Een goede vuistregel is dat als iemand je vraagt naar de financiële gezondheid van je bedrijf, dat je daar dan meteen een antwoord op hebt. Begrippen als ‘rentabiliteit’ en ‘bruto marges’ zal je je eigen moeten maken om op de lange termijn te kunnen groeien.

Organiseer je producten vanaf het eerste moment dan ook perfect zodat je precies weet hoe goed elk product verkocht wordt.

Je producten – hoe staan die georganiseerd?

Je moet het zo zien: door alles wat je verkoopt netjes in een overzicht te zetten, kan je straks precies zien welk van de gerechten of dranken op je menukaart goed worden verkocht. Het risico dat je blindelings iets op de kaart laat staan omdat jij het toevallig heel lekker vindt maar niemand anders, ga je daarmee ook uit de weg.

Omdat moderne kassasystemen tegenwoordig vaak intuïtieve productoverzichten bevatten, kan je ook makkelijk nieuwe items aan je menukaart toevoegen. Maak een foto van bijvoorbeeld een mooie matcha latte, en voeg een prijs toe en de toepasselijke btw. Vervolgens kan je, wanneer een van je klanten het heeft besteld, makkelijk op het plaatje drukken om de rekening bij te houden! Voor meer tips over drankjes die je wellicht op je menukaart zou willen zetten, check “Trendspotting: wat wil men tegenwoordig eigenlijk drinken?

Het moge duidelijk zijn dat een mooi ingericht productoverzicht bepaalde voordelen met zich meebrengt. Het is niet alleen makkelijk te gebruiken voor jou tijdens je dagelijkse werkzaamheden; het gebruik ervan is ook makkelijk uit te leggen aan nieuwe collega’s. En daarnaast is het dus ook zeker handig om de totale verkopen in de gaten te houden.

Het zal je helpen meer te verkopen en meer inkomsten te genereren.

Hoe meer data je hebt verzameld over de items die je verkoopt en hoe je deze verkoopt, hoe slimmer je toekomstige beslissingen zullen zijn. Het zal je ook helpen meer te verkopen en meer inkomsten te genereren. Oftewel, aan de slag!

Geef om je huidige klanten – maak superfans van ze!

Onthoud één ding: het kost meer tijd, geld en energie om nieuwe klanten te vinden dan om je huidige klanten tevreden te houden en te laten terugkomen.

Onze vrienden van Xero schatten dat eenmanszaken en kleine bedrijfjes ongeveer zes tot twintig keer meer investeren in het binnenhalen van nieuwe klanten, dan in het behouden van hun bestaande klanten. Het hebben van een managementsysteem voor klantenrelaties, doorgaans bekend als een CRM-systeem, is dus best belangrijk.

Het kost meer tijd, geld en energie om nieuwe klanten te vinden dan om je huidige klanten tevreden te houden.

Eerlijk is eerlijk: iedereen die zaken doet moet zijn klantenrelaties kunnen beheren. Daarvoor moet je eigenlijk altijd iets aan software gebruiken. Als je duizend dingen aan je hoofd hebt, is het simpelweg te makkelijk om een paar belangrijke klanten door je vingers te laten glippen. Voor een dergelijk software-systeem is het ook niet nodig om meerjarige contracten vast te leggen, zeker niet als je net begonnen bent met je onderneming. Maar zorg er wel voor dat je een manier hebt om de gegevens van je (nieuwe) contacten te kunnen bewaren en beheren.

Met de Klanten-functie in de iZettle-app, kan je makkelijk de e-mailadressen van je klanten verzamelen na het doen van een verkoop. En als je na een tijdje een goede lijst aan e-mailadressen hebt opgebouwd, kan je gaan denken aan het uitsturen van bijvoorbeeld een maandelijkse nieuwsbrief? Deel hierin informatie met je klanten over je nieuwe producten, nodig ze uit op speciale VIP-avonden, pre-sales of geef ze via je nieuwsbrief speciale kortingen voor speciale feestdagen. Laat je bestaande klanten zich dus een beetje speciaal voelen. Dat is het belangrijkste. Dus maak er een doel van om van hen je trouwste superfans te maken!

Wanneer je het gevoel hebt dat je klant je nieuwsbrief wel zou willen ontvangen, of geïnteresseerd is naar je promoties of special events, vraag dan gewoon vriendelijk naar zijn of haar e-mailadres!