Kassasystem, kassaapparat – och kassaregister?! Det är lätt att bli förvirrad när du ska börja ta betalt i ditt företag. Vad behöver du egentligen och vad är overkill? Med tanke på hur mycket tid du kan spara eller slösa på att välja fel – reder vi ut begreppen en gång för alla!

Vad är skillnaden på kassasystem, kassaregister och kassaapparat? De olika termerna gör det ibland snårigare än det behöver vara. Tänk så här:

  • Ett kassaregister är som den ”svarta lådan” för ditt företag. Det registrerar alla betalningar du tar i en databas och fungerar alltså som ett bevis på att köpet/försäljningen har skett. Ett kassaregister är idag ofta molnbaserat och behöver därmed inte involvera en fysisk låda.
  • Ett kassasystem är ett bredare ord som omfattar allt du behöver för att kunna ta betalt och registrera din försäljning. Förutom att registrera betalningarna kan ett kassasystem omfatta lagerstatus, statistik över försäljning, beställningar, kundregister och bordsbokningar. Driver du en restaurang eller en butik och kommer att ta hand om bordsbokningar eller lagerstatus behöver du ett kassasystem.
  • En kassaapparat är delen av ditt kassasystem där du eller din personal slår in köp och betalningar. När vi tidigare enbart betalade med kontanter var kassaapparaten i princip det enda som behövdes. Idag förväntar sig kunderna att betala med kontanter, kort och Swish – och ordet kassaapparat har mer eller mindre försvunnit.

Något annat?

Ja, glöm inte att ett kassaregister måste vara certifierat av Skatteverket.

Måste jag ha kassaregister?

Ja, om din verksamhets försäljning överstiger fyra basbelopp, alltså 182 000 kronor (2018). Läs mer om kassaregisterlagen på Skatteverkets hemsida.

Glöm inte att varje betalning du tar emot måste 1.) generera ett kvitto till kunden samt 2.) registreras i själva kassaregistret. Den interna registreringen sker antingen i en kontrollenhet (som måste vara certifierad av Skatteverket) eller i det så kallade ”molnet”.

Ett kassasystem hanterar betalningar, spårar och analyserear din försäljning bland mycket annat. Här är vi på besök i Axel Arigatos konceptbutik i Stockolm.

Vad är fördelarna med ett molnbaserat kassaregister?

Ett molnbaserat kassaregister har en backup online med möjlighet att automatiskt uppdateras. Till skillnad från ett traditionellt kassaregister med stor kassalåda som riskerar att bli stulen, är ett molnbaserat kassasystem säkert krypterat, skyddat av brandväggar och lika tillgängligt som ditt Gmail-konto eller Facebook-profil – varsomhelst där din smartphone, laptop eller surfplatta har tillgång till internet. Kort och gott betydligt mer up-to-date jämfört med ett traditionellt kassasystem.

Hur skaffar jag ett kassaregister?

Antingen genom att köpa, hyra eller leasa – utifrån vilka behov just din verksamhet har.

Vanliga frågor

Men vad är en POS- eller EPOS-lösning?

POS eller EPOS är engelska termer för point of sale eller electronic point of sale – och alltså synonymt med kassasystem.

Vad är en Z-rapport?

En Z-rapport är en dagsrapport som summerar den totala försäljningen under dagen. En Z-rapport ska göras efter var dags försäljning när kassan stängs.

– Jag säljer så lite, måste jag verkligen ha ett kassaregister?

Som regel behöver alla företag som tar emot kortbetalningar eller kontantbetalningar (observera att Swish-betalningar räknas som kontantbetalningar enligt Skatteverket) ha ett godkänt kassaregister om försäljningen överstiger fyra prisbasbelopp.

Och vad händer om jag skippar det ändå? Alltså, kör utan kassaregister.

Skatteverket gör oväntade kontrollbesök då du eller personen som står i kassan ska kunna visa uppgifter från registrerad försäljning – från ditt kassaregister.

Läs och lär dig mer om kassaregister hos Skatteverket.